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Cómo administrar sus correos electrónicos con Mail Manager en Simply CRM

Simply CRM tiene un cliente de correo electrónico integrado llamado Administrador de correo que le permite realizar diversas acciones: crear clientes potenciales, contactos, organizaciones, etc. a partir de los correos electrónicos que recibe.

Una vez que haga coincidir la ID de correo electrónico del remitente con un registro de Simply CRM , puede realizar acciones adicionales, como agregar tareas, comentarios, etc.

Cómo usar el administrador de correo de Simply CRM

Paso 1: configura tu correo entrante

Puede configurar su proveedor de correo electrónico para enviar correos electrónicos directamente a su instancia de Simply CRM . Si usa Gmail, Yahoo o Fastmail, el nombre del servidor de correo se completará automáticamente. Sin embargo, si está utilizando otro proveedor de correo electrónico, deberá ingresar el nombre del servidor o la dirección IP por su cuenta.

Para configurar su servidor de correo entrante, presione el icono de correo en la esquina superior derecha. Haga clic en Configurar buzón y seleccione su proveedor de correo electrónico en la ventana emergente.

Si usa Gmail, Yahoo o Fastmail, el nombre del servidor de correo se completará automáticamente. Solo necesitará ingresar su nombre de usuario y contraseña.

Haga clic en Guardar para confirmar la configuración.

Importante: si recibe el error de autenticación al configurar su cuenta de Gmail, consulte esta guía para resolver el problema.

En caso de que esté utilizando un proveedor de correo electrónico que no sea Gmail, Yahoo y Fastmail, seleccione la opción Otro para el campo Seleccionar cuenta.

Luego, deberá ingresar toda la información manualmente, esto incluye el nombre del servidor de correo o IP, el nombre de usuario, la contraseña, el protocolo compatible, las opciones de SSL y el campo Validaciones de certificados.

Una vez que ingrese toda la información necesaria, presione Guardar para confirmar la nueva configuración.

Importante: Simply CRM solo admite IMAP en este momento.

Paso 2: Cómo integrar tu cuenta de Gmail

Si está utilizando una cuenta de Gmail, deberá configurar sus ajustes de correo electrónico antes de poder comenzar a usar su correo electrónico desde el Administrador de correo.

Primero, deberá permitir que su cuenta de Gmail anule la configuración de seguridad de su cuenta. Puede hacerlo iniciando sesión en su cuenta de Gmail y abriendo la configuración de Acceso a aplicaciones menos seguras . Simplemente alterne el botón y asegúrese de que la configuración esté configurada en Permitir aplicaciones menos seguras: ON.

Después de eso, deberá habilitar IMAP para Gmail.

IMAP es un protocolo de Internet que permite a los clientes de correo electrónico comunicarse con los servicios de correo electrónico. En otras palabras, le permite al Administrador de correo integrar su cuenta de correo electrónico en el sistema Simply CRM .

Para activar IMAP, primero deberá iniciar sesión en su cuenta de Gmail y presionar el ícono de ajustes en la esquina superior derecha. En el menú desplegable, seleccione Configuración.

En la nueva ventana, abra la pestaña Reenvío y POP / IMAP.

Desplácese hacia abajo hasta la sección de acceso IMAP y seleccione Habilitar IMAP.

Fuente de la imagen: Lifewire

Presione Guardar cambios para actualizar su configuración.

Si aún no puede conectar su cuenta al Administrador de correo, intente actualizar la configuración de Captura de desbloqueo de pantalla en Gmail. Simplemente presione el botón Continuar para cambiar su configuración y otorgar acceso al Administrador de correo.

Una vez que configure sus ajustes de correo electrónico y configure su cuenta en Mail Manager, podrá usar Simply CRM para toda su comunicación por correo electrónico.

Continúe leyendo para obtener más información sobre todas las opciones útiles que puede usar en el Administrador de correo.

Paso 3: crea nuevos registros a partir de tus correos electrónicos

Si recibe un correo electrónico que no coincide con el campo de correo electrónico de un registro existente, puede crear clientes potenciales, contactos, organizaciones, casos, tareas, eventos u oportunidades dentro del correo electrónico.

Para hacer eso, siga las instrucciones a continuación.

Abre tu correo electrónico. Según la identificación del correo electrónico, la búsqueda se realizará en la parte Registros relacionados en el lado derecho de la página.

En caso de que el correo electrónico no coincida con ningún registro, haga clic en el menú desplegable Acción y seleccione el tipo de registro que desea agregar.

Si es necesario, puede editar los valores en la ventana emergente resultante. Cuando haya terminado, presione Guardar.

En caso de que el correo electrónico coincida con un registro existente, tendrá algunas opciones más a su disposición. Podrá asociar una tarea, evento, caso o comentario con él. También podrás adjuntarle un correo electrónico.

Paso 5: realizar operaciones adicionales

Además de realizar acciones en los correos electrónicos entrantes, puede ejecutar ciertas operaciones adicionales desde el Administrador de correo de Simply CRM .

Por ejemplo, puede enviar nuevos correos electrónicos, responder y reenviar correos electrónicos, crear borradores, agrupar correos electrónicos en diferentes carpetas, etc. También tendrá varios filtros personalizados disponibles en su cuenta de correo electrónico.

En otras palabras, podrá usar Mail Manager como su aplicación de correo electrónico.

Cómo enviar correos electrónicos

Mail Manager le permite enviar correos electrónicos directamente desde Simply CRM .

Para enviar un correo electrónico, abra el Administrador de correo presionando el icono de Correo en la esquina superior derecha. Luego, haga clic en el botón Componer.

En la ventana emergente resultante, podrá ingresar el correo electrónico del destinatario y buscar ID de correo electrónico en todos los registros en Simply CRM .

También puede adjuntar archivos o buscar simplemente documentos para enviar.

Si desea enviar su correo electrónico más tarde, puede guardarlo como borrador presionando el botón Guardar como borrador.

Guardar borrador de correo electrónico en Mail Manager

Puede usar el botón Seleccionar plantilla de correo electrónico para usar una plantilla previamente guardada para su mensaje de correo electrónico actual.

Cuando termine de redactar el correo electrónico, presione Enviar correo electrónico. Aparecerá una ventana emergente que le indicará si su correo electrónico se envió correctamente.

El correo enviado con éxito

Importante: No olvide configurar el servidor saliente antes de comenzar a enviar correos electrónicos.

Cómo ver los correos electrónicos enviados

Puede ver todos los correos electrónicos que envió en la carpeta de correo apropiada, por ejemplo, [Gmail / Enviados] para las cuentas de Gmail.

Para ver solo los correos electrónicos enviados desde el CRM, deberá crear un nuevo informe de correo electrónico. Puede hacerlo abriendo puede abrir la carpeta Informes> Informes de correo electrónico.

Para encontrar la carpeta Informes de correo electrónico, abra Informes en Herramientas en el menú de la izquierda.

Informes en <span class = 'notranslate'> Simplemente CRM </span>

En el módulo Informes, haga clic en Informes de correo electrónico en la barra lateral izquierda.

En la nueva ventana, presione el botón Agregar informes en la esquina superior derecha y seleccione Informe detallado.

En la nueva ventana, ingrese el Nombre del informe y seleccione Correos electrónicos en Aplicación principal. Luego, presione Siguiente.

En Seleccionar columnas, elija las siguientes opciones: Fecha de envío de correos electrónicos, Origen de correos electrónicos, Hora de creación de correos electrónicos y Asunto de correos electrónicos. Luego, presione Siguiente.

Columnas de correo electrónico en informes
Generar informe en <span class = 'notranslate'> Simplemente CRM </span>

Este informe ahora contendrá solo los correos electrónicos que envió desde Simply CRM Mail Manager.

Informe de correos electrónicos enviados

Importante: los correos electrónicos en la carpeta Enviados no se envían necesariamente desde el Administrador de correo de Simply CRM . Esta carpeta contiene correos electrónicos enviados desde todos los canales. Siga nuestras instrucciones para configurar un buzón que solo contenga correos electrónicos enviados desde el Administrador de correo.

Actualizado en 21/06/2020

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