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Cómo administrar sus correos electrónicos con Mail Manager en Simply CRM

Simply CRM tiene un cliente de correo electrónico integrado llamado Administrador de correo que le permite realizar diversas acciones: crear clientes potenciales, contactos, organizaciones, etc. a partir de los correos electrónicos que recibe.

Una vez que haga coincidir la identificación de correo electrónico del remitente con un registro de Simply CRM , puede realizar acciones adicionales, como agregar tareas, comentarios, etc.

Cómo usar el administrador de correo de Simply CRM

Paso 1: configura tu correo entrante

Puede configurar su proveedor de correo electrónico para enviar correos electrónicos directamente a su instancia de Simply CRM . Si usa Gmail, Yahoo o Fastmail, el nombre del servidor de correo se completará automáticamente. Sin embargo, si está utilizando otro proveedor de correo electrónico, deberá ingresar el nombre del servidor o la dirección IP por su cuenta.

Para configurar su servidor de correo entrante, presione el icono de correo en la esquina superior derecha. Haga clic en Configurar buzón y seleccione su proveedor de correo electrónico en la ventana emergente.

Si usa Gmail, Yahoo o Fastmail, el nombre del servidor de correo se completará automáticamente. Solo necesitará ingresar su nombre de usuario y contraseña.

Haga clic en Guardar para confirmar la configuración.

Importante: si recibe el error de autenticación al configurar su cuenta de Gmail, consulte esta guía para resolver el problema.

En caso de que esté utilizando un proveedor de correo electrónico que no sea Gmail, Yahoo y Fastmail, seleccione la opción Otro para el campo Seleccionar cuenta.

Luego, deberá ingresar toda la información manualmente, esto incluye el nombre del servidor de correo o IP, el nombre de usuario, la contraseña, el protocolo admitido, las opciones de SSL y el campo Validaciones de certificados.

Una vez que ingrese toda la información necesaria, presione Guardar para confirmar la nueva configuración.

Importante: Simply CRM solo admite IMAP en este momento.

Paso 2: crea nuevos registros a partir de tus correos electrónicos

Si recibe un correo electrónico que no coincide con el campo de correo electrónico de un registro existente, puede crear clientes potenciales, contactos, organizaciones, casos, tareas, eventos u oportunidades dentro del correo electrónico.

Para hacer eso, siga las instrucciones a continuación.

Abre tu correo electrónico. Según la identificación del correo electrónico, la búsqueda se realizará en la parte Registros relacionados en el lado derecho de la página.

En caso de que el correo electrónico no coincida con ningún registro, haga clic en el menú desplegable Acción y seleccione el tipo de registro que desea agregar.

Si es necesario, puede editar los valores en la ventana emergente resultante. Cuando haya terminado, presione Guardar.

Paso 3: actualice los registros existentes desde su correo electrónico

En caso de que el correo electrónico coincida con un registro existente, puede asociarle una tarea, evento, caso o comentario. Alternativamente, puede adjuntar un correo electrónico al registro.

Para actualizar un registro desde el correo electrónico, siga las instrucciones que se proporcionan a continuación.

Abre tu correo electrónico. Según la identificación del correo electrónico, la búsqueda se realizará en la parte Registros relacionados en el lado derecho de la página.

Edite los valores en la ventana emergente resultante según sus necesidades. Presione Guardar para confirmar los cambios.

Paso 4: realizar acciones adicionales

Además de realizar acciones en los correos electrónicos entrantes, puede ejecutar ciertas operaciones adicionales desde el Administrador de correo de Simply CRM . Por ejemplo, puede enviar correos electrónicos nuevos, responder y reenviar correos electrónicos, crear borradores, agrupar correos electrónicos en diferentes carpetas, etc. También tendrá varios filtros personalizados disponibles en su cuenta de correo electrónico.

Cómo enviar correos electrónicos

Mail Manager le permite enviar correos electrónicos directamente desde Simply CRM .

Para enviar un correo electrónico, abra el Administrador de correo presionando el icono de Correo en la esquina superior derecha. Luego, haga clic en el botón Componer.

En la ventana emergente resultante, podrá ingresar el correo electrónico del destinatario y buscar ID de correo electrónico en todos los registros en Simply CRM .

También puede adjuntar archivos o buscar simplemente documentos para enviar.

Si desea enviar su correo electrónico más tarde, puede guardarlo como borrador presionando el botón Guardar como borrador.

Puede usar el botón Seleccionar plantilla de correo electrónico para usar una plantilla previamente guardada para su mensaje de correo electrónico actual.

Cuando termine de redactar el correo electrónico, presione Enviar.

Importante: Tendrá que configurar el servidor saliente antes de comenzar a enviar correos electrónicos.

Cómo ver los correos electrónicos enviados

Puede ver todos los correos electrónicos que envió en la carpeta de correo apropiada, por ejemplo, [Gmail / Enviados] para las cuentas de Gmail. Para ver los correos electrónicos enviados desde el CRM, puede abrir la carpeta Informes> Informes de correo electrónico.

En la Configuración del administrador de correo, puede seleccionar una carpeta que recibirá una copia de todos los correos electrónicos enviados. Recomendamos que cree y use una carpeta llamada Correo enviado para este propósito.

Importante: Los correos electrónicos en la carpeta Enviados no necesariamente se envían desde el Administrador de correo de Simply CRM . Esta carpeta contiene correos electrónicos enviados desde todos los canales.

Actualizado en 30/11/2019

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